Föreningens hantering av personuppgifter (GDPR)
Följande är Brf Nattsländans policy för hantering av personuppgifter.
Bostadsrättsföreningar har laglig grund att föra lägenhetsregister och medlemsförteckning,(Bostadsrättslagen 9 kap. 8§, samt lagen om ekonomiska föreningar 3 kap. 6§-8§).
Syfte och bakgrund
Bostadsrättsföreningen Nattsländan i Järvastaden behandlar ett flertal personuppgifter om dig när du söker medlemskap i föreningen och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur vi behandlar dina personuppgifter under din tid som medlem.
Även efter din tid i föreningen kommer dina personuppgifter att finnas kvar i våra register. Det är ett lagkrav i exempelvis bostadsrättslagen och bokföringslagen. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter och lägenhetsnummer.
Din integritet är viktigt för oss och vi har rutiner för hur information om dig ska hanteras.
Personuppgiftsansvarige
Bostadsrättsföreningen Nattsländan (769622–1113) är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter vi själva utför eller som vi anlitar någon annan att utföra. Det kan innefatta till exempel tekniks- eller ekonomisk förvaltning.
Om du vill veta mer om vår behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen kan du kontakta styrelsen på info@brfnattslandan.se
När du söker medlemskap
När du söker medlemskap i föreningen behöver vi kontrollera att du kan betala avgiften till föreningen. Föreningen behöver därför göra en personupplysning. Informationen i personupplysningen sparas fram till att styrelsen sammanträder för att besluta om medlemskap beviljas eller inte.
När du är medlem i föreningen
Under tiden du är medlem i föreningen finns en skyldighet enligt bostadsrättslagen att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Det är en rättslig förpliktelse.
Medlemsförteckningen ska innehålla uppgifter som:
- Varje medlems namn och postadress
- Tidpunkt för medlemmens inträde i föreningen
- Den bostadsrätt som medlemmen har
Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig för den som vill ta del av den. Det innebär inte att föreningen måste lämna ifrån sig den eller skapa kopior för ett utlämnande.
Lägenhetsförteckningen ska innehålla uppgifter om:
- Lägenhetsbeteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen
- Dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen
- Bostadsrättsinnehavarens namn och
- Insatsen för bostadsrätten
Även pantsättningar noteras i lägenhetsförteckningen.
Det är enbart medlemmar som har rätt till utdrag ur lägenhetsförteckningen avseende den egna bostadsrätten.
Föreningen kommer att notera information om dig i andra sammanhang. Närvaro på styrelsemöte och årsstämma noteras för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Om det inkommer klagomål, störningsanmälningar, felanmälningar, synpunkter, motioner eller liknande kommer föreningen också behöva registrera personuppgifter.
Denna hantering av personuppgifter gör vi med stöd av ett berättigat intresse för att kunna hantera det praktiska arbetet med föreningens angelägenheter. Vi registrera inte mer information än nödvändigt och skyddar den på lämpligt sätt.
Samtycke
I vissa fall behöver föreningen samtycke för att behandla dina personuppgifter. Det gäller exempelvis om föreningen behöver behandla dina hälsouppgifter, publicera fotografier från en föreningsaktivitet, notera kontaktuppgifter till dig utöver adress eller lämna ut dina personuppgifter till andras marknadsföring (erbjudanden från banker, försäkringsbolag, eldistributörer, hantverkare och så vidare).
Hur länge bevaras dina personuppgifter?
Medlemsförteckningen ska sparas så länge föreningen består och sju år därefter. Detsamma gäller lägenhetsförteckningen. Om medlem avflyttar ska det anges i medlemsförteckningen och personuppgifter ska sparas i sju år innan de raderas. Protokoll från styrelsens sammanträden samt stämmoprotokoll bevaras så länge föreningen består.
Bokföringslagen anger att bokföringsmaterial ska bevaras i sju år plus innevarande år. Det avser exempelvis betalningshistorik gällande avgifter.
När det gäller övrig dokumentation i exempelvis störningsärenden eller annan kommunikation mellan föreningen och medlemmarna, en leverantör eller kommunen och banken med flera avgör föreningen från fall till fall hur länge informationen behöver bevaras.
När du har beviljats utträde ur förening och om det finns obetalda avgifter eller andra fodringar kan det finnas anledning för föreningen att behålla uppgifter eftersom det annars kan påverka föreningens möjligheter att tillvarata rättsliga anspråk. Om din bostadsrätt blivit förverkad kommer dokumentation i ärendet att finnas kvar i exempelvis styrelseprotokoll och i anmälningar till socialtjänsten. Det är för att föreningen ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.
Dina rättigheter
Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som föreningen hanterar om dig och kan därför begära ett så kallat registerutdrag. Du har även rätt att kräva att felaktiga eller missvisande uppgifter om dig rättas och att användningen av dem begränsas. Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade eller överförda till andra organisationer (så kallad dataportabilitet). Vill du åberopa en sådan rättighet ska du kontakta styrelsen. Du har också rätt att vända dig till Datainspektionen med klagomål på hur föreningen hanterar dina personuppgifter.
Har du frågor rörande dina personuppgifter som Brf Nattsländan lagrar, då kontaktar du styrelsen via mejl: info@brfnattslandan.se